常用的文档管理软件有哪些？

随着工作的时候越来越长，如山的文件挤满电脑，让人很头疼。不知道你有没有遇到这些烦恼？

桌面堆满文件，想整理却又无从下手； 文件数量繁多，找一份文件要好几分钟； 文件版本混乱，无法分清哪个是最新版本； 外地出差时，需要的文件不在身边……

要想管理好它们必须要坚持、要有良好的命名习惯，总是要记得把它们们放在某个位置……每每遇到这些问题就暗下决心要好好管理文件，但总被巨大的工程量吓退。

我在想，有没有一些工具能帮我管理文件，就像有个称职的管家一样，我就不必担心出门没带钥匙。我找到了 8 款文件管理工具，搭建一个极简的文件管理工作流，让文件管理更轻松、更简单。

现在分享给你，快来看看怎么用！

01. Fences

桌面分区工具（Windows）

文件随手放在桌面，当时很方便，但时间一长，再加上各种软件的快捷方式，让人感觉乱糟糟。

Fences 就是为了解决这个问题而生，是一款非常优秀的桌面图标分区工具，让电脑桌面既美观简洁，使用时也更加方便。

安装激活软件后，Fences 会提示是否自动分区，它会帮我把桌面上已有的文件自动分区，一般是【程序】、【文件夹】和【文件和文档】这3类。

瞬间清爽了很多

当然，我可以按照自己的办公习惯进行分区，例如按照 GTD流程，收集——处理——执行——回顾；或者按照文件类型分类。

操作很简单：

方式1：按住鼠标左键并拖动，点击在此处创建桌面分区，再输入分区名称，就可以设置一个新的桌面分区了。

方式2：选中文件，点击弹出的提示窗，输入分区名称，就可以设置一个新的桌面分区了。

可以自己的习惯选择桌面分区排列方式，让文件排列更整齐。

可以将分区卷起，只有在鼠标放到分区上才会展开，更简洁。

最值得一提的就是【自动组织新图标】功能，自动将桌面的文件分门别类地放进不同的分区。

例如，按照文件类型分类。你若是一名设计师，有大量的图片文件需要整理，那么可以将 jpg, png, gif, svg, psd 等格式的图片自动分类到 图片 分区中。

首先在桌面上创建图片 分区；

然后勾选就行：设置——排序和组织——基于文件类型的规则——勾选【图片】

以后放在桌面上的图片会自动归类到此分区。

还也可以制定 基于名称的规则，做建筑行业的可以把文件名中带有 工程 的文件默认放置在 工程 分区中。

我不必时刻提醒自己改变习惯，不必事后花大量时间整理，只要设置一次！通过自动组织分类不仅省时省力，也更易于理清工作思路。

02. Dropit

文件分类管家（Windows）

用 Fences 可以轻松管理桌面文件，那文件不在桌面呢？

想把【下载】里的图片、文字、视频分类到不同的文件夹；想按照文件名把PPT分到不同项目。

一般情况下，我们是逐个挑选、剪切、粘贴，在多个文件夹窗口间来回切换。

Dropit 是一个自动分类处理文件（夹）的开源小工具。将需要处理的文件和文件夹拖放到浮动的 Dropit 图标上，它根据文件的特征（名称，大小，属性等）对文件进行批量移动、压缩、提取、重命名、删除、创建快捷方式等21种操作。

Dropit 的操作很简单，小白也能轻松学会。

例如，我想把一堆文件名称中包含“标题”的图片自动压缩到某个文件夹，把视频移动到其他位置，用 Dropit 设置2个协议，即可轻松搞定：

甚至可以使用 Dropit 定期自动扫描某一文件夹，自动处理里面的文件。

只有1、2个文件的时候，手动分类更快。但若文件的数量多、经常需要分类，那么Dorpit 自然更便捷。

03. Eagle

智能图片管理器（Windows/Mac）

Eagle 号称是一款设计师必备的图片管理软件，一直都只在设计行业小范围流行，所以我一开始也没打算用，不过架不住 UI 同事最近的高强度安利……

抱着试一试的心态用了一段时间 Eagle 后，才发现这货绝对堪称隐藏的神器！

图/Eagle 图片管理

简单来说，Eagle可以实现：

1.集中管理照片、截图、壁纸等格式繁杂，数量众多图片；
2.把整个网页保存为图片，或是一键下载网页图片（像 Instagram、500px 这样限制下载图片的网站也可以）；
3.根据场景、颜色或用户标注自动分类，并且可以实现精准搜索。

此外，Eagle 还可以搭配坚果云使用，在自动同步图片的同时，还能记录对图片（PSD 格式）的每一次修改，方便日后回溯至需要的版本。

04.QTTabBar

Windows 资源管理器增强工具（Windows）

QTTabBar 是一款可以增强 Windows 资源管理器的工具，借助 QTTabBar 可以将原先鸡肋的资源管理器，改造成强大的高效文件管理工具。

比方说 QTTabBar 以下几个功能，就恰好可以解决用户在使用资源管理器时的痛点：

功能一：和浏览器相似的界面与快捷操作。

例如：把原生的资源管理器界面更换成和 Chrome 类似的多标签界面，同时，Chrome 里常用的按下 Ctrl+W 关闭当前页面、Ctrl+Tab切换标签等快捷操作也可以实现；

图/切换标签 ©兰缘小妖

功能二：文件夹及文件预览

例如：鼠标悬浮或按下对应快捷键（可自行设置），无需打开具体文件即可预览；或是在不打开文件夹的情况下，预览文件夹下级目录和文件等；

图/文件预览 ©化学心情下2

功能三：丰富的鼠标手势支持

例如双击空白处返回上级文件夹（再也不用费劲地挪动鼠标寻找左上角小小的返回图标了）。

QTTabBar 的功能繁杂，即使是老用户也难以全部摸透，更多使用的姿势和技巧，还需要自己挖掘探索。

05.Total Commander

老牌文件管理器（Windows）

Total Commander 主界面

Total Commander（简称 TC），是一款老牌的第三方文件管理器。只要学会并且习惯使用 TC 后，所有的文件操作，几乎都可以通过键盘完成，无需用到鼠标。操作直觉、快捷、精准，一旦上手，就再也回不去简陋的 Windows 资源管理器了。

比方说，我可以借助TC实现：左右双窗口管理文件、批量重命名、文件快速预览、一键调用命令行等操作。

Total Commander 文件预览

长达十几年的更新历史让 Total Commander 有着堪称恐怖的强大功能，但它简陋的外观（开发者曾这样表示：在界面上做改进，纯属浪费时间，也浪费系统资源。）和较高的使用门槛也劝退了不少试图入坑的用户。不过如果你正好需要一款功能强大资源管理器，倒不妨将这款硬核文件管理工具纳入囊中。

06. FileLocator Lite

文件内容搜索（Windows）

如果只记得文件夹里有个文档中有“坚果云”三个字，但忘了是在PPT，Word， Excel，PDF，epub，mobi，html，txt或是其他什么文档怎么办？用FileLocator Lite 就可以快速查找定位到该文档。

FileLocator Lite根据文件名或文字内容可在磁盘内快速搜查相应文件。

它的搜索功能不逊于Everything和Listary两神器，它更突出的性能是：根据文档的内容进行搜索！！！学生和办公人员强烈推荐。

如何使用：

如果记得文件后缀名为 .h，想找文本中含有index的文件。

则输入要查找的文件名或文件类型，如：*.h

输入包含的文本，如：index

勾选子文件夹则会搜索E:softwarexoopicxoopic中子文件内含index的后缀名为.h的文件。

可以将搜索的结果导出为txt和CSV格式（付费版还可以导出HTML和XML格式）：

利用WPS2019查看CSV格式的搜索结果：

07. Listary

文件搜索和定位（Windows）

需要将某个文件保存到指定位置，你会怎么办？右键——打开一层文件夹——再打开一层文件夹——再打开一层文件夹———保存

但经常是打开几层后，发现这不是自己想要的保存位置，又重新选。

使用Listary，在搜索框搜索目标位置，立即切换。

如果要将文件存到刚打开过的文件夹，那么就直接按快捷键 Ctrl+G，自动切换存储位置。

08. 坚果云

不限速同步网盘，轻松获取文件（Windows/Mac/Linux）

我们使用网盘存储的时候，编辑完文件后都需要手动点击或拖拽文件上传。

如果需要修改的话，又需要从网盘中下载后重新编辑。编辑完成后，再命名V2.0，再次上传到网盘中……

一次两次还能忍受，但如果次数频繁，这个流程就极其浪费时间，而且文件版本容易混乱。我就曾因为将旧版本发给合作伙伴，造成不小的损失，还让对方觉得我不靠谱。

使用坚果云同步网盘，就不用担心这个问题。坚果云有强大的自动同步功能，自动将文件更新备份到客户端和云端，无需手动操作，创造便捷、“无感”的用户体验。

而且坚果云还有历史版本功能，再也不用V1.0版、V2.0版…….，轻松恢复到之前的版本。